Aufbau eines Teams und Verlagerung einer Funktion in eine dezentrale Einheit

Ausgangslage

Die euro­päi­sche Toch­ter eines inter­na­tio­na­len Indus­trie­un­ter­neh­mens woll­te das euro­pa­weit zen­tral geführ­te Debi­to­ren-Manage­ment ein­schließ­lich Mahn­we­sen und Inkas­so ver­triebs­nah in den ein­zel­nen Lan­des­ge­sell­schaf­ten ansie­deln. Bis­he­ri­ge Mit­ar­bei­ter stan­den hier­zu nur zeit­lich befris­tet und kaum vor Ort zur Verfügung.

Ziele

Geschäfts­pro­zes­se soll­ten an loka­le Gege­ben­hei­ten ange­passt und Sys­te­me so adap­tiert wer­den, dass das Team opti­mal Zah­lun­gen, Boni­täts­prü­fun­gen und das Ein­trei­ben offe­ner For­de­run­gen erle­di­gen konnte.

Unser Vorgehen

  • Eine Sta­ke­hol­der-Ana­ly­se zeig­te, wel­che Rol­len bzw. Mit­ar­bei­ter genau zur Ver­än­de­rung gebraucht wur­den sowie wer aktu­ell und zukünf­tig wel­ches Know-How, wel­che Bedürf­nis­se und wel­chen Ein­fluss haben sollte.
  • Im Team defi­nier­ten wir die Erfolgs­fak­to­ren: Die Ele­men­te in Pro­zess, Sys­tem und Team, die den Erfolg steuern.
  • Am aktu­el­len Stand­ort folg­te eine Pro­zess­ana­ly­se samt Defi­ni­ti­on der Rol­len, die zur Ände­rung der Pro­zes­se nötig sein würden.
  • Wir gestal­te­ten Anfor­de­rungs­pro­fi­le zur Rekru­tie­rung der nöti­gen Mitarbeiter.
  • Die nöti­ge Anpas­sung der ERP-Soft­ware wur­de model­liert und ergänzt durch ein eige­nes Daten­bank-Manage­ment-Sys­tem inner­halb des CRM.
  • Wir eta­blie­ren Test­sys­te­me und tes­te­ten sie gemein­sam mit einem Kol­le­gen aus dem bis­he­ri­gen und dem neu­en Team.
  • Das neue Team wur­de in enger Abstim­mung mit Finanz- und Ver­triebs­ab­tei­lung implementiert.

Ergebnis

  • Die neu­en Regeln wur­den kon­se­quent ange­wen­det, und die direk­te Kom­mu­ni­ka­ti­on zwi­schen Kun­den, Team und Ver­trieb bewirk­te, dass sie all­seits akzep­tiert wurden.
  • Streit­fäl­le wur­den im Kon­sens lösungs­ori­en­tiert zwi­schen Ver­triebs­lei­tung und Team­lei­tung entschieden.
  • Das Team lie­fer­te nach gut einem Jahr die bes­ten Ergeb­nis­se im euro­päi­schen Vergleich.